Todo lo que necesitas saber para escoger el proveedor perfecto

Encontrar el proveedor adecuado es un proceso estratégico. Hacer una acertada selección de un proveedor es crucial para el éxito del negocio, el proveedor impacta costos, calidad de nuestros productos y servicios, continuidad del negocio o tiempos de entrega por eso su gran importancia.

Para entender mejor el proceso, podemos dividirlo en fases:

1. Identificación de la necesidad:

Antes de pensar en proveedores debemos saber con exactitud que es lo que ofrecemos a nuestros clientes, que servicios o productos requerimos, su calidad, durabilidad, características de los materiales, si es necesario considerar la ubicación del proveedor, precio total incluidos factores que inciden en el mismo, condiciones de pago, servicio posventa, plazos de entrega, experiencia, reputación entre otros que nos hagan confirmar que encaja con nuestra necesidad. También puede ocurrir que ya tengamos un proveedor y lo que busquemos sea mejorar su calidad, costos o tiempos de entrega. Con este análisis podemos establecer criterios para la búsqueda y posterior selección y que esta sea efectiva y alineada con los objetivos del negocio.

2. Búsqueda de proveedores:

Tenemos múltiples fuentes para ubicar proveedores sin embargo depende de lo que busquemos será mas o menos complejo, algunas fuentes son:

• Internet: no podemos buscar en cualquier sitio y si lo hacemos luego debemos cumplir con la verificación, lo recomendable es entrar en sitios web especializados, directorios de empresas. Hay plataformas internacionales muy conocidas como Alibaba y Global Sources que nos ayuda en la búsqueda y en la comparación de las diferentes opciones ya que hay competidores de diferentes países lo cual hace rica la búsqueda. Si hablamos específicamente de México, el directorio en línea de Comercial Mexicana de Exportación, promueve productos y servicios nacionales; Quiminet es especifico para productos industriales y Solostocks es fuente para diferentes sectores.

• Eventos organizados por los diferentes sectores: siempre hay ferias y exposiciones por lo general por segmentos o industrias donde se reúnen cientos de proveedores con su oferta de valor, incluso muestras de productos. Esta fuente es muy confiable ya que garantiza un contacto personal y por lo general son proveedores medianos o grandes que tienen acceso y posibilidad de asumir los costos relacionados. En México son muchas las opciones, entre las mas importantes tenemos la Expo Proveedores de Monterrey, Feria de la Ciudad de México y la Expo Manufacturera de Monterrey sin embargo a lo largo del año se hacen diversas ferias en Expo Citibanamex por industria

• Contactos: nada como una buena referencia de un colega, por lo general ya han trabajado con el proveedor y por eso se arriesgan a recomendarlo. Hay algunas redes sociales como LinkedIn donde se aprovecha esa amplia red de contactos para investigar mas sobre un proveedor, encontrar productos o servicios complejos.

• Asociaciones y cámaras empresariales: estas tienen directorios de proveedores e incluso eventos donde se comparten temas de interés de las diferentes industrias. En México tenemos la Asociación de empresarios de México, Confederación de Cámaras industriales, Cámara Nacional de la industria de Transformación, Cámara Nacional de comercio.

• Consultores y agentes de sourcing locales: este tipo de empresas pueden ayudar a encontrar y validar proveedores confiables gestionando las relaciones y facilitando las negociaciones.

En esta fase no sólo evaluaremos la calidad del proveedor sino garantizar que estén en línea con las metas de la empresa, para ello, debemos recopilar toda la información posible de parte de las empresas potenciales.

En un primer contacto podemos comunicar nuestra necesidad, saber si preliminarmente lo podrían cubrir, confirmar los contactos y hacer la solicitud formal de información (RFI). En un RFI podemos solicitar información de su capacidad, situación financiera, calidad apoyada de certificaciones, auditorías, referencias, etc.

Concluido el RFI si la respuesta es positiva para lo que buscamos podemos coordinar una visita a las instalaciones del proveedor y de esta forma confirmar la información recibida.

La elección de proveedores no es solo una cuestión de precio; involucra una evaluación detallada que puede ser compleja y que de no ser correcta puede traducirse en costos elevados, problemas de calidad o interrupciones en la cadena de suministro.

Con años de experiencia en consultoría de compras Trusted Procurement puede ayudarte a encontrar proveedores estratégicos, evaluar opciones objetivamente y establecer relaciones sólidas y beneficios a largo plazo.

Equipo Trusted Procurement